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WorkAIFlow
Más productividad y control de proyectos y tareas, del correo a la facturación.
El punto de partida
Un profesional puede recibir una petición por correo, aclararla en una conversación, registrar las horas en otra herramienta y preparar la factura más adelante. WorkAIFlow se dirige a autónomos y pequeños equipos de servicios que necesitan relacionar estas piezas.
El reto
El reto es conservar el hilo entre lo que se pide, el trabajo que se realiza y lo que se prepara para facturar, sin perder el control sobre las propuestas automáticas ni mezclar datos de distintos espacios de trabajo.
La solución
WorkAIFlow reúne clientes, proyectos, tareas y tiempo para mejorar la productividad y mantener el control del trabajo diario. Las conversaciones de Microsoft 365 aportan contexto y la IA ayuda a clasificarlas. Presupuestos, gastos, informes y facturación con Veri*Factu completan la gestión en una misma herramienta.
Para quién
Autónomos que trabajan por horas o por proyecto.
Pequeños equipos y agencias que necesitan compartir el contexto del trabajo.
Personas responsables de revisar tiempo, presupuestos, gastos y facturación.
Del problema a la funcionalidad
Del correo al contexto de trabajo
- Necesidad
- Las peticiones y las aclaraciones quedan repartidas entre conversaciones.
- Cómo se resuelve
- Sincronización de correos recibidos y enviados de Microsoft 365, con vinculación manual o por conversación a tareas y acceso al mensaje original en Outlook.
- Qué aporta
- Permite retomar un trabajo con sus mensajes, proyecto e historial a mano.
IA para orientar la revisión
- Necesidad
- Identificar qué mensajes requieren una acción consume atención.
- Cómo se resuelve
- La IA clasifica mensajes y propone vínculos o tareas. Las tareas nuevas requieren revisión humana; algunas clasificaciones y vinculaciones se pueden aplicar bajo reglas restrictivas.
- Qué aporta
- Ayuda a priorizar la bandeja de entrada y conserva un registro de las propuestas y decisiones.
Proyectos, tareas y tiempo conectados
- Necesidad
- Sin relacionar las horas con cada encargo, cuesta saber dónde se dedica el esfuerzo.
- Cómo se resuelve
- Clientes, proyectos, estados de tarea y registros de tiempo editables, con informes por cliente, proyecto, tarea y periodo.
- Qué aporta
- Ofrece una base común para revisar la carga de trabajo y preparar la facturación.
Facturación con Veri*Factu (verifactu)
- Necesidad
- Conectar la facturación con el trabajo registrado y el sistema Veri*Factu.
- Cómo se resuelve
- Integración con Veri*Factu, también conocido como verifactu, con registros de facturación encadenados, XML, QR y transporte de remisión.
- Qué aporta
- Un circuito de facturación conectado con los proyectos, las tareas y el tiempo dedicado.
Del trabajo al presupuesto y al borrador de factura
- Necesidad
- Preparar documentos comerciales en herramientas separadas obliga a reconstruir información.
- Cómo se resuelve
- Presupuestos con PDF y seguimiento de estado, conversión de un presupuesto aceptado a borrador de factura y borradores a partir del tiempo registrado. Los importes se calculan con reglas deterministas.
- Qué aporta
- Permite revisar conceptos e importes con trazabilidad hasta el trabajo registrado; la emisión fiscal está sujeta a configuración y validaciones específicas.
Gastos con su documento de origen
- Necesidad
- Los justificantes dispersos dificultan revisar costes y posibles duplicados.
- Cómo se resuelve
- Carga privada de documentos, extracción asistida hacia un borrador editable, categorías, proveedores y avisos de duplicación.
- Qué aporta
- Facilita la revisión antes de confirmar un gasto y conserva la relación con el justificante.
Información para revisar el negocio
- Necesidad
- Los datos de trabajo, ingresos y gastos son difíciles de comparar si están separados.
- Cómo se resuelve
- Paneles con tiempo, valoración del trabajo y facturación, además de exportaciones Excel mensuales, trimestrales o anuales con resumen y detalle.
- Qué aporta
- Ayuda a preparar revisiones de gestión y a compartir información con la asesoría. Las estimaciones se distinguen de las facturas emitidas.
Recuperar el tiempo ya registrado
- Necesidad
- Cambiar de herramienta no debería obligar a introducir de nuevo todo el historial.
- Cómo se resuelve
- Importación de archivos CSV de Toggl con revisión de filas y controles para evitar repetir registros.
- Qué aporta
- Permite incorporar tiempo existente al mismo contexto de clientes, proyectos y tareas.
Espacios de trabajo y tres idiomas
- Necesidad
- Las personas y los equipos necesitan compartir información según sus responsabilidades.
- Cómo se resuelve
- Espacios de trabajo con miembros y permisos por rol, autenticación con doble factor e interfaz en catalán, castellano e inglés.
- Qué aporta
- Permite organizar el acceso y trabajar en el idioma preferido desde una misma aplicación.
Ventajas para el negocio
- Menos reconstrucción manual del contexto de cada encargo.
- Más facilidad para revisar la relación entre trabajo, tiempo y documentos.
- Asistencia automatizada con puntos de revisión humana.
- Información agrupada para preparar decisiones y revisiones de gestión.
Sistemas conectados
Microsoft 365 · Microsoft Graph: Lectura de correos y conversaciones; abre Outlook para continuar allí el trabajo. No envía correos desde la aplicación.
OpenAI API: Clasificación de correo, propuestas de descripciones y extracción de documentos con salida estructurada. Requiere configuración y revisión según el flujo.
Toggl · CSV: Importación de archivos exportados; no es una sincronización con la API de Toggl.
Excel · XLSX: Exportación de resúmenes y detalle contable a un archivo; no es una conexión con un ERP.
Amazon S3: Almacenamiento privado de documentos y comprobaciones de integridad, sujetos a la configuración del servicio.
Decisiones técnicas
Una aplicación modular con componentes compartidos separa la interfaz, las reglas de negocio y los procesos en segundo plano.
PostgreSQL y Prisma relacionan clientes, proyectos, tareas, correos, tiempo y documentos dentro de cada espacio de trabajo.
La IA devuelve datos estructurados y conserva el rastro de las propuestas. Los cálculos económicos dependen de reglas de la aplicación.
Las pruebas automatizadas cubren reglas de negocio y flujos seleccionados, con traducciones centralizadas en tres idiomas.
Alcance del proyecto
WorkAIFlow combina productividad, control de proyectos y tareas y gestión de la facturación. La conexión con Microsoft 365, la IA y Veri*Factu se configura según el entorno y las necesidades de cada negocio.
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