Aplicació web de gestió · Integracions i IA
WorkAIFlow
Més productivitat i control dels projectes i les tasques, del correu a la facturació.
El punt de partida
Un professional pot rebre una petició per correu, aclarir-la en una conversa, registrar les hores en una altra eina i preparar la factura més endavant. WorkAIFlow s'adreça a autònoms i petits equips de serveis que necessiten relacionar aquestes peces.
El repte
El repte és conservar el fil entre allò que es demana, la feina que es fa i el que es prepara per facturar, sense perdre el control sobre les propostes automàtiques ni barrejar dades de diferents espais de treball.
La solució
WorkAIFlow reuneix clients, projectes, tasques i temps per millorar la productivitat i mantenir el control de la feina diària. Les converses de Microsoft 365 aporten context i la IA ajuda a classificar-les. Pressupostos, despeses, informes i facturació amb Veri*Factu completen la gestió en una mateixa eina.
Per a qui
Autònoms que treballen per hores o per projecte.
Petits equips i agències que necessiten compartir el context de la feina.
Persones responsables de revisar temps, pressupostos, despeses i facturació.
Del problema a la funcionalitat
Del correu al context de treball
- Necessitat
- Les peticions i els aclariments queden repartits entre converses.
- Com es resol
- Sincronització de correus rebuts i enviats de Microsoft 365, amb vinculació manual o per conversa a tasques i accés al missatge original a Outlook.
- Què aporta
- Permet reprendre una feina amb els seus missatges, projecte i historial a mà.
IA per orientar la revisió
- Necessitat
- Identificar quins missatges demanen una acció consumeix atenció.
- Com es resol
- La IA classifica missatges i proposa vincles o tasques. Les tasques noves requereixen revisió humana; algunes classificacions i vinculacions es poden aplicar sota regles restrictives.
- Què aporta
- Ajuda a prioritzar la bústia i conserva un registre de les propostes i decisions.
Projectes, tasques i temps connectats
- Necessitat
- Sense relacionar les hores amb cada encàrrec, costa saber on es dedica l'esforç.
- Com es resol
- Clients, projectes, estats de tasca i registres de temps editables, amb informes per client, projecte, tasca i període.
- Què aporta
- Ofereix una base comuna per revisar càrrega de treball i preparar la facturació.
Facturació amb Veri*Factu (verifactu)
- Necessitat
- Connectar la facturació amb la feina registrada i el sistema Veri*Factu.
- Com es resol
- Integració amb Veri*Factu, també conegut com verifactu, amb registres de facturació encadenats, XML, QR i transport de remissió.
- Què aporta
- Un circuit de facturació connectat amb els projectes, les tasques i el temps dedicat.
De la feina al pressupost i a l'esborrany de factura
- Necessitat
- Preparar documents comercials en eines separades obliga a reconstruir informació.
- Com es resol
- Pressupostos amb PDF i seguiment d'estat, conversió d'un pressupost acceptat a esborrany de factura i esborranys a partir del temps registrat. Els imports es calculen amb regles deterministes.
- Què aporta
- Permet revisar conceptes i imports amb traçabilitat fins a la feina registrada; l'emissió fiscal està subjecta a configuració i validacions específiques.
Despeses amb el document d'origen
- Necessitat
- Els justificants dispersos dificulten revisar costos i possibles duplicats.
- Com es resol
- Càrrega privada de documents, extracció assistida cap a un esborrany editable, categories, proveïdors i avisos de duplicació.
- Què aporta
- Facilita la revisió abans de confirmar una despesa i conserva la relació amb el justificant.
Informació per revisar el negoci
- Necessitat
- Les dades de treball, ingressos i despeses són difícils de comparar si estan separades.
- Com es resol
- Panells amb temps, valoració del treball i facturació, més exportacions Excel mensuals, trimestrals o anuals amb resum i detall.
- Què aporta
- Ajuda a preparar revisions de gestió i a compartir informació amb l'assessoria. Les estimacions es distingeixen de les factures emeses.
Recuperar el temps ja registrat
- Necessitat
- Canviar d'eina no hauria d'obligar a introduir de nou tot l'històric.
- Com es resol
- Importació de fitxers CSV de Toggl amb revisió de files i controls per evitar repetir registres.
- Què aporta
- Permet incorporar temps existent al mateix context de clients, projectes i tasques.
Espais de treball i tres idiomes
- Necessitat
- Persones i equips necessiten compartir informació segons les seves responsabilitats.
- Com es resol
- Espais de treball amb membres i permisos per rol, autenticació amb doble factor i interfície en català, castellà i anglès.
- Què aporta
- Permet organitzar l'accés i treballar en l'idioma preferit des d'una mateixa aplicació.
Avantatges per al negoci
- Menys reconstrucció manual del context de cada encàrrec.
- Més facilitat per revisar la relació entre feina, temps i documents.
- Assistència automatitzada amb punts de revisió humana.
- Informació agrupada per preparar decisions i revisions de gestió.
Sistemes que es connecten
Microsoft 365 · Microsoft Graph: Lectura de correus i converses; obre Outlook per continuar-hi el treball. No envia correus des de l'aplicació.
OpenAI API: Classificació de correu, propostes de descripcions i extracció de documents amb sortida estructurada. Requereix configuració i revisió segons el flux.
Toggl · CSV: Importació de fitxers exportats; no és una sincronització amb l'API de Toggl.
Excel · XLSX: Exportació de resums i detall comptable a un fitxer; no és una connexió amb un ERP.
Amazon S3: Emmagatzematge privat de documents i comprovacions d'integritat, subjectes a la configuració del servei.
Decisions tècniques
Una aplicació modular amb components compartits separa la interfície, les regles de negoci i els processos de fons.
PostgreSQL i Prisma relacionen clients, projectes, tasques, correus, temps i documents dins de cada espai de treball.
La IA retorna dades estructurades i conserva el rastre de les propostes. Els càlculs econòmics depenen de regles de l'aplicació.
Proves automatitzades cobreixen regles de negoci i fluxos seleccionats, amb traduccions centralitzades en tres idiomes.
Abast del projecte
WorkAIFlow combina productivitat, control de projectes i tasques i gestió de la facturació. La connexió amb Microsoft 365, la IA i Veri*Factu es configura segons l’entorn i les necessitats de cada negoci.
Serveis relacionats
Parlem de la teva eina de gestió
Vols connectar les peticions, la feina i la gestió del teu negoci? Explica a CodiTacTIC com treballes i quines eines necessites relacionar.
Contacte